会議が無駄と感じている人へ、会議を有益な時間とするための意味と目的

2020年10月29日2024年1月10日

会議の意味と目的とは何か

私の周りには会議があまり好きではない人が多いです。

毎日どこかのオフィスで開かれているだろう「会議」ですが、多くの人に否定的な印象を持たれている人が多いように感じます。

私も会議はあまり好きではありません。

皆さんの周りではいかがでしょうか。

しかし、業務上欠かすことができない会議なのであれば、参加者にとってできる限り有益なものにするしかありません。

参加者にとって生産的な会議にするためにはどうすればよいかを整理してみましたので参考にしてください。

そもそも会議って面倒くさいなぁと感じるのは、長時間かけて議論した割に何も決まらない会議、何のために集まったのか目的が良くわからない会議があまりにも多いからでしょう。

私自身は、会社を良い方向に進めるうえで、部署内、部署間問わず議論をすること、自己主張すること、いろいろな意見を聞くこと、それ自体は決して嫌いではありません。

むしろ、好んでやりたいと考えているほうだと思います。

しかし、いざ会議として招集されると上手くいかないことが多い。

そうならないようにするためには、会議の目的を明確にしたうえでしっかりとした事前準備をすることが大切なのですが、実際にはほとんど出来ていないように思います。

アジェンダや必要資料はあらかじめ配布して目を通してもらうようにしましょう。

アジェンダという単語は個人的に好きじゃないのですが、私の会社でも頻繁に使われるのであえて使っていますが、なんで日本語で言わないのだろう？って実は思っています。

これらは、直前ではなくできる限り余裕をもって参加者に共有しておくとスムーズに進められます。

また、会議での論点（何を話し合うか）を整理し、ゴール（何を決めるか）を確認しておきましょう。

可能であれば参加者への根回しや質問事項を事前に確認しておくと、当日の進行がスムーズになります。

事前の準備をしっかりしても、当日のファシリテーションがダメだと生産性は落ちます。

誰がどのようなファシリテーションを行うかは、会議の有益性においてとても大切です。

誰がファシリテーターをするのか決まっていないというのは論外です。

必ず決めておきましょう。

私は、ファシリテーションのスキルについては「会議を変えるワンフレーズ　著：堀公俊出版：朝日新聞出版」を参考にしていますので興味のある方は読んでみて下さい。

会議の一番の目的は、何かを決めることです。

現状報告を行うだけであれば、わざわざ会議を招集する必要はありません。

意見や考え方を聞き議論を深めるだけの会議もあるかもしれませんが、何か成果物があったほうが終了後の充実感が違うので、やはりゴールはあったほうが良いと思います。

また、参加者は必ず自分の意見を発信するようにしましょう。

意見を述べず座っているだけでは参加した意味がありませんし、終わった後で「本当は反対だった」などと愚痴るのは論外です。

逆に声の大きい一部の人だけが話し続けるようなことがないようにも注意しましょう。

全員が参加しやすく、意見を述べやすい雰囲気を作るのはファシリテーターの技術と参加者ひとりひとりの責務です。

そのためには、だらだら時間をかけずに予定時間内で終わるように心がけ、会議中に他の作業をしているような参加者がいないように集中させなければなりません。

パソコンの持ち込みを禁止するのも一つですし、メモを取らなくてもいいように必ず議事録をとる担当者を決めておくことも有効です。

そして、きちんとゴールにたどり着くことができれば、会議実施後の充実感が明らかに違うものになると思います。

会議なんて参加せずに自分の仕事をやっておけば良かったなんていう愚痴とは早くおさらばしましょう。

Posted by M部長