経理担当者なら知っておきたい「判子と印鑑」・「捺印と押印」の違い
判子の種類
最近は在宅などのテレワークの推進により、日本独特の”ハンコ文化”の不要論が叫ばれています。
確かに、決裁や回覧のためのハンコは業務効率を考えると不要でしょう。
印紙代を削減できるなどの理由から電子契約も徐々に普及し始めていますが、手形や小切手の使用時、契約書締結時などにおいて判子を押すという商慣習が今すぐになくなるということはまだなさそうな感じです。
そんな中、総務や経理で仕事をしていると、法人印をよく使うと思いますが、その用途と違いを正しく理解していますでしょうか？
判子には、実印、銀行印、役職印、角印などの種類があります。
会社の実印はよく代表者印とも呼ばれ、本店所在地の法務局に届け出たもののことを言います。
どのような印鑑でも届け出れば登録可能ですが、一般的には会社名と代表取締役などの役職名が入ったものを使用しています。
ちなみに判子とは「手に取って使う判子そのもの」の道具のことを言い、「判子」で紙に押された印影の事を「印鑑」と言います。ですから、法務局で取得できるのは「印鑑証明書」であって「判子証明書」ではありません。
こうやって届け出た実印は会社にとって最も大事な判子となります。法律上の権利義務の発生時には必ずと言っていいほど実印が求められますので、保管や押印時のルールを決めて取り扱いには注意しましょう。
次に銀行印ですが、その名の通り銀行に届け出る印のことですが、これもどのような印鑑でも登録が可能です。個人の場合は名字を届けている方が多いと思いますが、下の名前の印鑑を登録することも可能です。
余談ですが、私は2人のこどもの預金口座を作るときにそれぞれ下の名前の判子を作って登録しました。特に女の子であれば結婚後に名字が変わってもそのまま使用可能でプレゼントすることもできます。また、銀行員時代には、定期預金の印鑑を犬の名前にしているおばあちゃんがいらっしゃってびっくりしました。
銀行印に実印を使用している会社も中にはあると思いますが、持ち出したりすることも多く、実務での使用頻度も高いため、防犯上や紛失のリスクを考えて別の印鑑を登録することをお勧めします。法人であれば、会社名と銀行之印と入ったものを使用すればよいでしょう。
次に役職印ですが、代表取締役印、支店長印、部長之印などがあり、社内文書や対外的な契約書に使用することもあります。
実印には及ばないですが、対外的に使用する場合は責任が伴いますので、社内の職務分掌や権限規定に則った運用が求められます。
最後に角印ですが、四角形の枠の中に会社名や屋号が入っているものが一般的だと思います。個人でいうところの認印に近い性質のものですが、請求書や領収書に押印するなどして使用しますが、文書に一定の信用を持たせることができるという意味では大切なものになります。
以上、それぞれの印鑑には意味と役割がありますので、正しく理解して使用するようにしましょう。
「捺印」と「押印」について
最後に、判子を捺印する、または押印するという言い方をしますが、どちらも判子を押す行為を表しており、それぞれ「署名捺印する」「記名押印する」を略して言っています。
「署名」とは本人が自筆で手書きすることを指し、「記名」はゴム印や予め印刷してある場合を指します。
会社の代表者の署名はそれ自体が意思表明となり法的に有効ですが、記名の場合はそうはなりません。
ただし、記名の場合も押印されると署名と同様の効果を持つとされています。
法的には、署名捺印＞署名＞記名押印の順で証明力が強くなりますので覚えておきましょう。